Популярная программа для обработки и анализа данных MS Excel ‒ это то, что следует освоить каждому человеку, работающему с информацией. В этой статье мы рассмотрим лишь один аспект ее использование ‒ сводные таблицы. Если хотите узнать больше, то будем рады вам на нашем онлайн-курсе по Экселю для начинающих.
Основы работы со сводными таблицами
Мы разберем в этой статье создание сводных таблиц на основе готовой модели данных. Вы можете видеть ее на фото:
Если вы не знаете, как создать такую экселевскую модель данных, то рекомендуем записаться на наш онлайн-курс по Excel с нуля. Или просто найти что-то похожее в интернете, чтобы попрактиковаться.
Для начала работы давайте перейдем во вкладку «Конструктор». Здесь мы видим все необходимые инструменты:
Сводные таблицы вводятся двумя способами:
1.Во вкладке «Конструктор» найдите соответствующую функцию.
или
2.Во вкладке «Вставка» нажмите на иконку «Сводные таблицы»:
Сводная таблица группирует исходные данные по тем признакам, которые мы указываем при создании:
Мы можем поместить сводную таблицу на новый лист или на существующий. Для этого мы переносим курсор мыши на любое свободное поле, куда мы хотим разместить сводную таблицу, и нажимаем «ОК».
Автоматически создается новый лист, и открывается новое окно с полями сводной таблицы.
Работа с полями
Все зависит от того, какие задачи мы поставили перед собой. В исходной таблице у нас есть различные поля:
● Дата;
● Магазины;
● Код товара;
● Количество проданного товара;
● Цена;
● др.
Каждое из этих значений в исходной модели данных не уникальное, то есть повторяется несколько раз.
Допустим, нам нужно узнать, какое количество товара продал каждый магазин в определенную дату и в общем за всю неделю. Для этого в сводной таблице мы должны заполнить все четыре поля:
● Фильтр;
● Столбцы;
● Строки;
● Значения.
Фильтры
Фильтр ‒ это инструмент, который позволяет отобразить только те данные, которые соответствуют определенному критерию.
Когда мы добавляем поле в «Фильтр», оно автоматически переходит в верхнюю часть будущей сводной таблицы:
Строки
Если поместить это же поле в «Строки», то внешний вид таблицы у нас уже изменится:
Каждое значение в сводной таблице станет уникальным. Они не будут повторяются, как в предыдущих таблицах, на несколько строк. Каждый магазин у нас будет приведен только один раз.
Столбцы и Значения
Для «Столбцов» мы можем выбирать любое значение, любое из полей наших таблиц, кроме числовых. «Количество», «Цену» и «Общее количество» мы помещаем в поле «Значения».
При выборе поля «Количество» автоматически появляется сумма. Здесь, в нашей сводной таблице, по каждой из строк, то есть по каждому магазину, просуммировались данные продаж:
Это не все действия, которые может совершить сводная таблица. При нажатии на выпадающий список мы видим все ее возможности.
У нас есть:
● Сумма;
● Количество;
● Среднее арифметическое;
● Максимум;
● Минимум;
● Произведение;
● Количество чисел;
● и так далее.
Это то множество операций, которые программа может автоматически выполнить за нас.
Если нам нужно произвести «Дополнительные вычисления», мы можем перейти на эту вкладку и выбрать необходимые нам операции. Если, к примеру, мы хотим знать процент от общей суммы по каждому магазину, мы просто выбираем соответствующий пункт.
В зависимости от задачи, которая перед нами стоит, мы помещаем нужные поля в «Столбцы». Если наша задача ‒ посмотреть продажи каждого магазина в разрезе даты, то соответственно, мы помещаем дату в столбцы.
Управление сводной таблицей
Однократное нажатие левой кнопкой мыши на пустом поле сворачивает видимые поля. Правая кнопка мыши позволяет нам открыть доступ к дополнительным возможностям сводной таблицы.
То же самое мы можем сделать, нажав на таблицу и выбрав соответствующий пункт в появившемся меню:
Сводные таблицы в Excel позволяют нам гибко и эффективно работать с большим объемом данных. Мы можем связывать между собой множество баз данных и производить с числовыми значениями различные операции. Возможности сводных таблиц практически безграничны ‒ от выбора строк для отображения до группировки по различным признакам. Если вы хотите узнать о них больше ‒ записывайтесь на онлайн-курс по Excel от Onskills.