Рассказываем, что такое жизненный цикл проекта и из каких этапов он состоит.
Жизненный цикл проекта — это последовательность фаз, через которые проходит проект от его начала до завершения. Жизненный цикл описывает основные этапы управления проектом, обеспечивая структуру для его планирования, исполнения и завершения. В каждой фазе выполняются определенные задачи, которые приближают проект к достижению его целей.
Основные этапы жизненного цикла проекта
1.Инициация.
2.Планирование.
3.Исполнение.
5.Завершение.
1.Инициация
Это первая фаза жизненного цикла проекта, на которой проект официально запускается и утверждается. Основная цель этой фазы — определить необходимость проекта, его ключевые параметры, подтвердить его жизнеспособность и обеспечить официальное одобрение для дальнейшего планирования и реализации. В ходе инициации также формируются основы для взаимодействия с заинтересованными сторонами и намечаются основные цели и направления работы.
Ключевые задачи фазы инициации
● ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЦЕЛЕЙ ПРОЕКТА: Важно понять, зачем проект нужен, какие проблемы он решает и какие результаты необходимо достичь.
● СОЗДАНИЕ БИЗНЕС-КЕЙСА: Это документ, который описывает обоснование для выполнения проекта, включая анализ рентабельности, риски, преимущества и затраты. Бизнес-кейс помогает заинтересованным сторонам принять решение о том, стоит ли начинать проект.
● ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫХ СТОРОН: На этапе инициации важно выявить все лица или организации, которые будут вовлечены в проект или которых проект может затронуть. Это могут быть заказчики, пользователи, инвесторы, поставщики и другие ключевые участники.
● НАЗНАЧЕНИЕ РУКОВОДИТЕЛЯ ПРОЕКТА: Необходимо выбрать человека, который будет ответственен за выполнение проекта. Это руководитель проекта, который займется дальнейшим планированием и координацией работы.
● РАЗРАБОТКА УСТАВА ПРОЕКТА: Устав — это основной документ, который формально утверждает проект и дает полномочия на его реализацию. В уставе описываются цели, задачи, основные параметры, ресурсы, а также назначение команды и руководителя проекта.
● ПРЕДВАРИТЕЛЬНАЯ ОЦЕНКА РИСКОВ: На этом этапе проводится первичный анализ возможных рисков, которые могут возникнуть в ходе реализации проекта, а также способы их предотвращения или минимизации.
● ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫХ РЕСУРСОВ И БЮДЖЕТА: Проводится оценка того, какие ресурсы (люди, оборудование, деньги) потребуются для выполнения проекта, и как они могут быть организованы.
Результаты инициации
● Подготовлен и утвержден устав проекта.
● Проект получил официальное одобрение для перехода на фазу планирования.
● Определены основные заинтересованные стороны и назначен руководитель проекта.
● Сформированы первичные ожидания от проекта, его цели и задачи.
Таким образом, инициация проекта формирует основу для его дальнейшего развития, обеспечивает ясность в отношении целей и ожиданий, а также гарантирует наличие поддержки со стороны руководства и заинтересованных сторон.
2.Планирование
Планирование проекта — это вторая фаза жизненного цикла проекта, в которой разрабатываются детальные планы для достижения целей проекта. Основная цель этой фазы — создать дорожную карту для выполнения всех задач, определить ресурсы, бюджет, сроки и механизмы контроля. На этапе планирования закладывается основа для успешной реализации проекта, что позволяет избежать проблем и отклонений в будущем.
Основные задачи этапа планирования
● ОПРЕДЕЛЕНИЕ ОБЪЕМА РАБОТ (SCOPE): Важно четко описать, что будет входить в проект (и что не будет), чтобы избежать «расползания» объема (scope creep).
● ОПРЕДЕЛЕНИЕ ГРАНИЦ ПРОЕКТА и согласование их со всеми заинтересованными сторонами.
● РАЗРАБОТКА ПЛАНА ВЫПОЛНЕНИЯ ПРОЕКТА: определение всех необходимых задач и этапов (разбиение проекта на конкретные шаги). Составление сетевого графика или диаграммы Ганта для визуализации последовательности задач и зависимости между ними.
● ОЦЕНКА И РАСПРЕДЕЛЕНИЕ РЕСУРСОВ: определение, какие ресурсы (люди, материалы, оборудование) потребуются для выполнения каждой задачи.
Назначение ответственных лиц за выполнение задач и управление ресурсами.
● ОЦЕНКА СРОКОВ: определение временных рамок для каждой задачи и проекта в целом.
● УСТАНОВЛЕНИЕ КЛЮЧЕВЫХ КОНТРОЛЬНЫХ ТОЧЕК (milestones), которые будут использоваться для отслеживания прогресса.
● ОЦЕНКА БЮДЖЕТА: т.е. разработка финансового плана, который включает в себя все необходимые затраты для выполнения задач проекта (оплата труда, материалы, оборудование, внешние услуги и т.д.).
● ОЦЕНКА ВОЗМОЖНЫХ ФИНАНСОВЫХ РИСКОВ и определение резервного бюджета на непредвиденные расходы.
● УПРАВЛЕНИЕ РИСКАМИ: идентификация возможных рисков, которые могут возникнуть в ходе выполнения проекта. Оценка вероятности и их последствий.
Разработка плана реагирования на риски (уменьшение, принятие, избежание или передача рисков).
● РАЗРАБОТКА ПЛАНА УПРАВЛЕНИЯ КАЧЕСТВОМ: Установление критериев качества для каждого этапа работы и конечного продукта. Разработка системы проверки и контроля качества на протяжении всего проекта.
● ПЛАН КОММУНИКАЦИЙ: определение того, как будет происходить взаимодействие между командой, руководством и заинтересованными сторонами. Создание графика отчетности, согласование регулярных встреч для обсуждения статуса проекта.
● ПЛАН УПРАВЛЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЯМИ: разработка механизма для обработки запросов на изменения в проекте, будь то изменение объема работ, сроков или ресурсов. Определение, кто уполномочен принимать решения по изменениям.
● ДОКУМЕНТАЦИЯ ПЛАНА ПРОЕКТА: все детали и решения должны быть задокументированы в плане проекта. План проекта включает в себя графики, бюджеты, риски, управление изменениями и т.д.
Основные документы, создаваемые на этапе планирования
● План проекта – основополагающий документ, включающий все аспекты выполнения проекта.
● Диаграмма Ганта или другой инструмент для визуализации задач и сроков.
● Матрица ответственности (RACI) – определяет, кто за что отвечает.
● Риск-реестр – документ, в котором собраны все выявленные риски и планы их управления.
● План управления качеством – как будет измеряться и проверяться качество выполняемых работ.
● План коммуникаций – определяет каналы и методы взаимодействия внутри команды и с внешними заинтересованными сторонами.
Результаты этапа планирования
● Детальный план проекта, который включает описание задач, сроки, бюджет, ресурсы и риски.
● Понимание того, как будут управляться изменения и как будет контролироваться качество.
● Четкое распределение обязанностей среди участников проекта.
● Полное понимание заинтересованными сторонами целей и путей их достижения.
Этап планирования критичен для успешного выполнения проекта, так как качественно подготовленный план позволяет избежать ошибок в дальнейших фазах и снижает вероятность возникновения проблем, связанных с организацией и выполнением задач.
3.Исполнение (реализация)
На этом этапе выполняются все задачи, разработанные на стадии планирования, для достижения целей проекта. Основной фокус здесь — организация работы команды, контроль ресурсов и обеспечение выполнения задач в соответствии с графиком и бюджетом.
Основные задачи этапа исполнения
● ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ КОМАНДЫ: координация и распределение задач между членами команды согласно плану. Обеспечение коммуникации между участниками проекта, создание условий для эффективного взаимодействия.
● УПРАВЛЕНИЕ РЕСУРСАМИ: Контроль и распределение материальных, финансовых и человеческих ресурсов. Обеспечение доступности необходимых инструментов, материалов и специалистов в нужное время.
● РЕАЛИЗАЦИЯ ЗАПЛАНИРОВАННЫХ ЗАДАЧ: Команда выполняет задачи в соответствии с установленным графиком. Выполняются контрольные точки (milestones), что позволяет отслеживать прогресс выполнения проекта.
● УПРАВЛЕНИЕ КАЧЕСТВОМ: проводится контроль качества результатов работы на всех этапах выполнения.
● КОММУНИКАЦИЯ И ОТЧЁТНОСТЬ: регулярное информирование заинтересованных сторон о прогрессе проекта. Подготовка отчетов о выполнении задач, расходах ресурсов и возможных отклонениях от плана.
● РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМ И УПРАВЛЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЯМИ: В процессе выполнения проекта могут возникать отклонения от плана. Задача руководителя проекта — своевременно выявлять проблемы и находить решения. Управление запросами на изменения, которые могут касаться объема работ, сроков или бюджета. Необходима гибкость для внесения изменений, при этом сохраняя контроль над общим ходом проекта.
● МОТИВАЦИЯ КОМАНДЫ: управление человеческими ресурсами предполагает поддержание мотивации участников проекта. Решение конфликтов, повышение продуктивности и создание благоприятной рабочей атмосферы.
● МОНИТОРИНГ ПРОГРЕССА: Постоянное отслеживание выполнения задач, корректировка сроков при необходимости. Контроль за соблюдением бюджета и графика проекта.
Ключевые документы и процессы в фазе исполнения
● План проекта – как основа для выполнения задач.
● Отчёты о ходе проекта – документирование прогресса выполнения задач.
● Журнал изменений – фиксируются все изменения в проекте, согласованные и реализованные.
● Регулярные встречи команды – для координации и решения текущих вопросов.
● Контрольный лист качества – проверка соответствия стандартам на каждом этапе.
Основные результаты фазы исполнения
● Выполнение задач, предусмотренных планом проекта.
● Достижение контрольных точек и ключевых этапов проекта.
● Управление качеством, ресурсами и изменениями.
● Обеспечение прогресса и поддержание коммуникации с заинтересованными сторонами.
Фаза исполнения — это самая активная часть проекта, где задействованы все участники, ресурсы и процессы. Именно на этом этапе проект приобретает реальные очертания и движется к завершению. Важно поддерживать гибкость и способность к решению возникающих проблем, чтобы обеспечить успех проекта.
4.Мониторинг и контроль
Это фаза жизненного цикла проекта, которая идет параллельно с исполнением и направлена на отслеживание прогресса, обеспечение соблюдения плана, сроков, бюджета и качества, а также управление изменениями. Основная цель этой фазы — обеспечить достижение целей проекта в соответствии с планом и минимизировать отклонения.
Основные задачи мониторинга и контроля
● ОТСЛЕЖИВАНИЕ ВЫПОЛНЕНИЯ ЗАДАЧ: постоянная проверка, насколько успешно и в срок выполняются задачи проекта.
● СРАВНЕНИЕ ФАКТИЧЕСКИХ ПОКАЗАТЕЛЕЙ С ПЛАНОВЫМИ: сроки, ресурсы, бюджет и качество.
● ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДИАГРАММ И ДРУГИХ ИНСТРУМЕНТОВ ДЛЯ ВИЗУАЛИЗАЦИИ ПРОГРЕССА, таких как диаграмма Ганта или контрольные графики.
● КОНТРОЛЬ СРОКОВ: Проверка соответствия текущих работ с установленным графиком. Определение отклонений и задержек, принятие мер для их минимизации (например, перераспределение ресурсов).
● Контроль бюджета: сравнение фактических расходов с плановыми. Выявление перерасходов и оценка их влияния на общий бюджет проекта. При необходимости корректировка бюджета.
● УПРАВЛЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЯМИ: рассмотрение и согласование запросов на изменения в проекте, будь то изменения в объеме работ, ресурсах, сроках или бюджете. Оценка влияния изменений на проект и разработка плана по их реализации без критического воздействия на цели проекта.
● КОНТРОЛЬ КАЧЕСТВА: проверка результатов на соответствие стандартам качества, которые были установлены на этапе планирования. Внедрение проверок и тестирования для обеспечения соответствия продукта или услуги требованиям заказчика.
● УПРАВЛЕНИЕ РИСКАМИ: регулярное отслеживание идентифицированных рисков и оценка новых потенциальных рисков. Применение заранее разработанных стратегий управления рисками (уменьшение, избежание, принятие, передача).
● ОТЧЕТНОСТЬ: Подготовка регулярных отчетов о ходе проекта для заинтересованных сторон (stakeholders). Отчеты могут включать в себя анализ прогресса, текущие риски, проблемы, отклонения от графика и предложенные корректирующие меры.
● ПРИНЯТИЕ КОРРЕКТИРУЮЩИХ ДЕЙСТВИЙ: на основе мониторинга выявляются отклонения от плана, и принимаются корректирующие действия для возвращения проекта в заданные рамки. Важно уметь быстро реагировать на проблемы, чтобы минимизировать их влияние на проект.
● КОММУНИКАЦИЯ С КОМАНДОЙ И ЗАИНТЕРЕСОВАННЫМИ СТОРОНАМИ: поддержание постоянной связи с командой проекта для получения обратной связи о ходе выполнения задач. Информирование руководства и заинтересованных сторон о текущем статусе проекта, проблемах и успехах.
Основные документы и инструменты на этапе мониторинга и контроля
● Отчеты о ходе выполнения задач – документы, фиксирующие текущее состояние задач и прогресс выполнения.
● Риск-реестр – документ, где хранятся все актуальные риски и планы по их управлению.
● Журнал изменений – регистрируются все изменения, их влияние на проект и статус реализации.
● Контрольные графики – визуализация хода выполнения задач, контрольные точки и важные этапы проекта.
● Диаграмма Ганта – один из наиболее распространенных инструментов для отслеживания выполнения задач по времени.
Основные результаты мониторинга и контроля
● Оперативное выявление отклонений от плана по срокам, бюджету и качеству.
● Принятие корректирующих мер для устранения проблем и возврата к плану.
● Обеспечение прозрачности и информированности всех заинтересованных сторон о ходе проекта.
● Снижение рисков и повышение вероятности успешного завершения проекта в срок и в пределах бюджета.
Мониторинг и контроль — это критическая фаза для успешного завершения проекта. Она позволяет своевременно выявлять проблемы и реагировать на них, обеспечивая, что проект движется в правильном направлении и соответствует ожиданиям всех заинтересованных сторон.
5.Завершение
Это финальная фаза жизненного цикла проекта, на которой все задачи проекта формально закрываются, а результаты передаются заказчику или заинтересованным сторонам. Основная цель этой фазы — убедиться, что все запланированные работы выполнены, цели проекта достигнуты, и проект можно считать завершённым. Кроме того, проводится анализ того, насколько успешно были достигнуты результаты, а также фиксируются уроки, которые могут быть полезны для будущих проектов.
Основные задачи фазы завершения проекта
● СДАЧА РЕЗУЛЬТАТОВ ПРОЕКТА: окончательная передача продукта, услуги или результата проекта заказчику. Проверка выполнения всех требований и критериев качества, установленных на этапе планирования. Получение официального подтверждения от заказчика о принятии результатов проекта (подписание акта сдачи-приемки).
● ЗАКРЫТИЕ КОНТРАКТОВ И ОБЯЗАТЕЛЬСТВ: завершение всех контрактных обязательств с поставщиками и подрядчиками. Проверка выполнения всех договорных условий и оформление необходимых документов. Проведение окончательных расчетов и завершение финансовых операций.
● ОЦЕНКА УСПЕХА ПРОЕКТА: Сравнение фактических результатов с плановыми: анализ соблюдения сроков, бюджета, качества, рисков. Оценка эффективности выполнения проекта и выявление отклонений. Определение, достигнуты ли цели проекта и насколько проект соответствовал ожиданиям.
● АНАЛИЗ УРОКОВ (LESSONS LEARNED): важный аспект завершения проекта — это анализ того, что было сделано хорошо, а что можно было бы улучшить в будущем. Документирование всех уроков и выводов, которые могут быть полезны для следующих проектов. Проводится встреча с командой проекта для обсуждения уроков (постпроектный анализ).
● АРХИВАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ: все документы проекта должны быть завершены, структурированы и архивированы. Это включает в себя устав проекта, планы, отчеты, договоры, рабочую переписку, акты выполненных работ и другие документы.
● ОСВОБОЖДЕНИЕ РЕСУРСОВ: Т. е. перераспределение сотрудников и оборудования на другие проекты или задачи.
● ОТЧЕТ О ЗАКРЫТИИ ПРОЕКТА: формальный документ, который подводит итоги проекта и содержит информацию о достигнутых целях, результатах, уроках и итогах по управлению бюджетом и ресурсами. Отчет передается заинтересованным сторонам и используется для анализа эффективности работы над проектом.
● ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНАЯ ВСТРЕЧА С ЗАКАЗЧИКОМ И КОМАНДОЙ: проводится заключительная встреча с ключевыми заинтересованными сторонами для обсуждения итогов проекта. Окончательная оценка удовлетворенности заказчика и получение обратной связи. Благодарность команде за выполненную работу и обсуждение дальнейших возможностей сотрудничества.
Основные результаты фазы завершения проекта
● Проект официально закрыт, и все задачи завершены.
● Результаты переданы и приняты заказчиком.
● Проанализированы уроки, полученные в процессе выполнения проекта, и задокументированы для будущего использования.
● Все ресурсы проекта освобождены, а финансовые расчеты завершены.
● Проектная документация упорядочена и архивирована.
Фаза завершения позволяет завершить проект формально и закрыть все обязательства, чтобы избежать недопонимания в будущем. Уроки, полученные на этом этапе, крайне важны для повышения эффективности в будущих проектах.
Эта фаза помогает убедиться, что заказчик доволен результатами, и проект действительно принес запланированную пользу.
Больше об управлении проектами можно узнать из нашего онлайн-курса. Присоединяйтесь!
Статья была написана chat-GPT. Команда образовательной платформы Onskills осуществила редактуру.